恭喜您！您是一个即将举行项目的正式“活动规划者”。根据您新的职责，您可以快速查看一下下述提示，选择预算内的房间
1) 季节/日期： 一些地点有旺季和淡季。不同日期的价格差别很大。同样，如果您的团体可以在节假日或前后开会，也值得提请酒店规划者注意。
a. 调查：如果您选择了一个城市，调查该城市哪里有大型节日、全市大会、特别活动（如超级杯比赛）等情况。如果您仍然能够变更日期，您可能想要把会议规划到全市重要活动之前或之后的一个星期，把您的活动安排在全市重要活动的同时，这样做不但花费高，而且会给与会者帶來混乱。
2) 每星期格局： 许多酒店的商务需求要么在周末更大，要么在平日更大。例如，一家企业园区的酒店可能非常好，但是只在周末提供很优惠的价格。相反，一家美丽的度假村可能在平日业务很淡。
3) 报价的酒店价格是单人入住还是多人住一個房间的价格？通常，房价符合您的预算，但是如果您的团体安排四个人住一个房间，您可能会发现分层价格，即每个酒店房间多住一人则加收10-30美元不等。在发布要求时，请务必选择正确的房间种类，以便酒店团体房间价格最准确。
4) 使用酒店投标左边的酒店信息按钮预先查看额外收费：该酒店是否收取度假费？是否收取停车费？酒店是否允许宠物，如果允许，是否另外收费？在酒店入住税之外是否有其他强制性收费？这些额外收费可能导致一大笔钱，一些是可以协商的，这取决于您的业务与特定酒店物业的合适程度。
a. 查看价格包含的内容：一些酒店的客房价格包括免费早餐、下午招待会向酒店的客人开放、使用健身中心或免费上网。这些福利不只是节约成本，还可以提升酒店整体体验。这些附加价值的交易将在投标的酒店团体价格底部的评论栏目中列明。
5) 食品和饮料：如果您计划在入住期间安排宴会，请务必在团体要求中列出该信息，确保只有能够满足您的宴会需要的酒店回复。同样，如果团体使用酒店的饮食服务和宴会设施，满足条件的酒店更有可能预订团体房间和给予额外的折扣。一旦您找到这样的酒店，使用联系酒店按钮获取全部菜单。查看服务费和税金。位于宴会菜单价格表的顶部，这些收费会增加20-40%的额外费用。支付费用的方法：
a. HotelPlanner.com将尝试为您的团体争取20%至50%的饮食折扣。请到酒店投标的评论栏目中查看这些折扣。
b. 指定样本菜单，并且把您包括菜单的预期支付成本提交给酒店。例如，每人的目标/预算金额的包早餐价格，包括各种面包、果汁和咖啡/茶，看是否能够改变菜单以您的预算。大多数Hotel Planner的酒店将提供免费早餐，这些附加价值也将在酒店投标评论栏目中列明。
c. 看看酒店餐馆的菜单。如果您的团体不大，您可能想要酒店餐馆的简便饮食或者附近小餐馆的便餐
6) 视听：把您的视听需求告诉您的酒店规划者销售代表，并且要求单独报价。LCD播放机的租金很贵。有时，自己买一台更合算，但是，请务必向代表查明自带设备的“连接”费。
7) 会议室出租：如果您的客房数目與出席会议的人数匹配，您可能需要更多的洽谈场地而租用会议室。如果您的团体需要展览，大量的分组会议，或者较大的会议室（比如团体有100人，您每晚承包10间客房），则预计要支付会议室租金。Hotel Planner可以利用您的力量來拒付会议室租金，前提是：a) 您的团体是在“需要期间”（即假期及（或）淡季）开会； b) 您每个房间每晚的食品和饮料消费高（即您的与会者吃早餐、午餐、上午和下午點心以及招待会/晚餐）； c)您的活动把选定的酒店全包了。
8) 邻近活动： 您的团体是有许多晚上自由活动还是您為团体规划了场外活动？在这两者情况下，如果与会者能够步行到本地的各种景点，这可能有助于支付您作为规划者或个人与会者的费用。如果您的团体有许多晚上自由活动，并且在步行距离内有许多景点，则与会者会很高兴，因为他们不用支付出租车费，自己从车库取车，在陌生的城市为行车路线伤脑筋。如果您规划场外活动，则往返交通费可能相当大。如果您选择的酒店邻近许多活动地点，与会者可以步行，则能够节省成本。点击酒店投标左边的酒店信息按钮，查看周围地区的地图以及地图邮编列出的附近景点和美国景点与酒店的距离。Hotel Planner也可以按照与特定地点的距离对您的所有酒店选项进行排序。点击酒店投标顶部的排序框。
9) 交通： 如果您的许多与会者搭乘飞机抵达，则赶快调查一下您的预订活动的日期各主要城市的航班价格。如果您查看多个城市，您可能会发现一个城市的机票价格比另一个城市合理得多。同样，使用每个酒店投标左边的酒店信息按钮，了解从机场到选定酒店的班车和出租车费用及旅行时间。
10) 升级和设施： 您的Hotel Planner代表一定会向酒店询问您的团体能否为团体的一位贵宾按照团体价格免费获得一个套房升级；或获得一项免费设施。您的团队会注意到这些特殊安排，并且可以在不给您增加成本的前提下提供。
11) 又一项奖励！五十间客房奖励一间：这是大多数酒店的标准做法，团体使用了五十间客房，就免费获得一间！一些酒店只有在每个晚上使用了五十间或更多间客房的时候才提供五十间客房奖励一间的优惠。另一些酒店则以累积客房数量计算。一些酒店四十间或更少的房间便奖励一间。Hotel Planner与许多每晚只要10间客房便奖励一间的酒店合作。这些免费房间交易将在酒店团体房间价格投标下面的评论栏目中说明。
祝您好运，洽谈快乐！您已经着手快乐的活动规划了！